신규 상담이 어디서 왔는지 유입 경로를 놓치지 않고 기록하는 법

신규 상담의 유입 경로는 상담 전화를 받는 그 자리에서 "어떻게 알고 연락 주셨어요?"를 묻고, 정해 둔 5~6개 보기 중 하나로 기록하면 놓치지 않습니다. 나중에 기억에 의존해 채우면 절반 이상이 "기타"나 빈칸으로 남기 쉽습니다.

월말에 광고비를 정리하다가 "이번 달 신규 상담 14건 중 블로그에서 온 게 몇 건이었지?" 하고 멈춰 본 적이 있으실 겁니다. 전화를 받은 선생님은 기억하지만 원장님은 모르고, 접수 노트에는 이름과 학년만 적혀 있는 경우가 많습니다. 이 글은 그 빈칸을 줄이는 질문 순서, 보기 목록, 기록 규칙을 정리했습니다.

📞 왜 통화 첫 1분 안에 물어야 하는가

유입 경로는 시간이 지날수록 흐려집니다. 상담 당일에는 "블로그 후기 보고요"라고 정확히 말하던 학부모님도 등록 후 한 달이 지나면 "그냥 주변에서 알게 됐어요"로 답이 바뀌는 경우가 흔합니다.

그래서 통화 시작 후 1분 안, 학생 이름과 학년을 받은 직후에 묻는 것이 좋습니다. 상담 내용을 길게 나눈 뒤에 물으면 대화가 끝나는 분위기에서 답을 얼버무리기 쉽습니다.

🗂️ 보기는 5~6개로 고정합니다

보기가 10개를 넘으면 기록하는 선생님마다 고르는 칸이 달라집니다. 학원 규모와 관계없이 아래 6개로 시작하고, 3개월 뒤에 "기타"가 20%를 넘을 때만 항목을 추가하는 방식이 무난합니다.

보기	이 답이 나오는 예
온라인 검색	네이버·구글 검색, 지도 앱, 블로그 후기
SNS·영상	인스타그램, 유튜브, 맘카페 게시글
지인 소개	재원생·졸업생 학부모, 이웃, 친구
오프라인 홍보	현수막, 전단, 아파트 게시판, 간판
설명회·행사	입학 설명회, 무료 체험 수업
기타	위에 없는 경우, 반드시 한 줄 메모 첨부

🔀 답이 겹칠 때는 이렇게 정합니다

실제 통화에서는 "소개받고 블로그도 찾아봤어요"처럼 답이 둘로 나뉩니다. 이때 기준이 없으면 선생님마다 다르게 적어 통계가 흔들립니다. 처음 학원을 알게 된 경로 하나를 주 경로로 적고, 나머지는 메모에 남기는 방식을 권합니다.

학부모 답변	주 경로	메모
친구가 알려줘서 블로그 찾아봤어요	지인 소개	블로그 확인
검색하다 봤는데 아는 엄마도 다닌대요	온라인 검색	지인 재원 중
현수막 보고 전화했어요	오프라인 홍보	위치 확인 필요 시 기재
기억이 안 나요	기타	"모름" 표기 후 방문 때 재질문

⚠️ 자주 틀리는 세 가지

현장에서 가장 흔한 오류는 "문의 접수 창구"와 "알게 된 경로"를 혼동하는 것입니다. 전화로 왔다고 해서 유입 경로가 "전화"가 되는 것은 아닙니다.

📊 월 1회, 이 표 하나로 채널을 판단합니다

월말에 건수만 세면 상담이 많은 채널이 좋아 보입니다. 하지만 등록 전환율을 함께 보면 판단이 달라집니다. 아래 형태로 채널별 상담 수, 등록 수, 전환율을 한 줄씩 정리해 보세요. 전환율은 등록 수를 상담 수로 나눈 값입니다.

상황	해석	다음 달 조치
상담 많고 전환율 낮음	문의는 오지만 안내·상담이 맞지 않음	홍보 문구와 상담 스크립트 점검
상담 적고 전환율 높음	노출이 부족한 좋은 채널	해당 채널 게시 빈도 확대
둘 다 낮음	비용 대비 효과 의심	2~3개월 지켜본 뒤 축소 검토

상담 이력과 유입 경로를 한 화면에서 관리하려면 클래스업의 상담 기록 기능을 활용하실 수 있습니다. 엑셀이나 노트로 시작하셔도 위 보기와 기준만 같으면 충분합니다.

✅ 오늘 바로 적용하는 정리 체크리스트