전산이 멈췄을 때를 대비한 수기 출결·수납 백업 방법

전산이 멈춰도 종이 출석부 1부와 임시 영수증 묶음, 장애 시각 기록지만 현관에 있으면 그날 출결과 수납은 잃지 않고 넘길 수 있습니다. 핵심은 장애가 난 뒤에 양식을 만드는 것이 아니라, 미리 인쇄해 두고 누가 꺼낼지 정해 두는 것입니다.

오후 4시, 등원이 몰리는 시간에 단말기가 먹통이 되고 학부모는 "오늘 수강료 입금했는데요"라며 서 계십니다. 이때 종이가 없으면 아이들 이름을 기억에 의존해 적게 되고, 나중에 출결과 수납이 어긋납니다.

🚨 장애를 발견한 첫 10분

먼저 우리 학원 문제인지, 서비스 전체 문제인지부터 가려야 합니다. 이 판단이 늦어지면 수기 전환도 늦어집니다.

1. 다른 기기나 휴대폰 데이터로 접속해 인터넷 문제인지 서비스 문제인지 확인합니다.
2. 접속이 안 되면 바로 수기 출석부를 꺼내 현관에 놓습니다.
3. 기록지에 장애 시작 시각을 적습니다.
4. 수납 접수는 임시 영수증으로 전환합니다.
5. 담당 강사 모두에게 "지금부터 종이 기록"이라고 전달합니다.

🗂️ 미리 인쇄해 둘 양식 2장

양식은 단순할수록 바쁜 시간에 끝까지 채워집니다. A4 한 장씩, 월 단위로 20부 정도 뽑아 두시면 충분합니다.

양식	넣을 칸
수기 출석부	날짜, 반, 학생명, 등원 시각, 하원 시각, 결석 사유, 확인 서명
수납 접수표	학생명, 금액, 방법(카드·현금·이체), 접수 시각, 받은 사람, 영수증 번호

🧭 장애 시간에 따라 달라지는 판단 기준

모든 장애에 같은 방식으로 대응할 필요는 없습니다. 아래 표처럼 시간대별로 나누어 두면 현장에서 고민하지 않으셔도 됩니다.

장애 시간	출결	수납
30분 이내	메모만 해 두고 복구 후 입력	접수를 잠시 미룸
30분~2시간	수기 출석부로 전환	접수표에 기록, 입력은 보류
당일 종료 시까지	하원 확인을 종이로 마감	임시 영수증 발행
다음 날까지	이틀치 출석부를 따로 보관	납부 안내를 학부모께 따로 공지

💳 수납은 이렇게 받고 기록합니다

장애 중 수납에서 가장 흔한 실수는 금액만 적고 받은 사람과 시각을 빠뜨리는 것입니다. 카드 결제는 단말기가 따로 작동하는지 먼저 확인하시고, 현금과 이체 건은 접수표에 바로 적습니다.

🔄 복구 후 입력 순서

복구된 뒤에는 서두르기보다 순서를 지키는 편이 오류가 적습니다. 클래스업 같은 관리 서비스를 쓰신다면 출결을 먼저 입력해야 결석 안내 문자와 수납 내역이 꼬이지 않습니다.

1. 종이 출석부를 보며 출결부터 입력합니다.
2. 수납 접수표와 임시 영수증 번호를 대조해 입력합니다.
3. 합계 금액을 접수표와 비교합니다.
4. 종이는 월 마감 후에도 일정 기간 보관합니다. 보관 기간은 세무 담당자나 관할 기관에 확인하세요.

✅ 정리 체크리스트