교재 재고, 학기마다 남는 이유와 관리하는 법

교재 재고가 학기마다 남는 가장 큰 이유는 수강 예상 인원 그대로 발주하기 때문입니다. 발주 수량을 확정 등록 인원 + 여유분 5~10%로 잡고, 개강 후 3주 안에 남은 교재를 정리하는 규칙만 세워도 재고 손실은 크게 줄어듭니다.

개강 전날 밤, 반마다 "혹시 모르니 5권만 더"를 붙여 주문했다가 학기가 끝난 뒤 사물함 위 박스에 개정 전 교재가 쌓여 있는 장면은 흔합니다. 이 글은 발주 기준, 시기별 처리, 재고 기록 방법을 순서대로 정리했습니다.

🔍 교재가 남는 진짜 이유 4가지

재고는 대개 발주 단계에서 이미 정해집니다. 아래 네 가지 중 어디에 해당하는지 먼저 확인해 보시는 것이 좋습니다.

원인	실제로 벌어지는 일
예상 인원으로 발주	등록 취소·반 통합이 생기면 그만큼 그대로 남습니다.
반별로 따로 여유분 추가	반마다 5권씩 얹으면 전체로는 한 반 분량이 넘습니다.
개정판 확인 누락	다음 학기에 쓰지 못하고 반품 기한도 지나갑니다.
배부 기록 없음	몇 권이 나갔는지 몰라 재고 수량이 맞지 않습니다.

📦 발주 수량을 정하는 기준

발주는 개강 3주 전에 등록 확정 인원으로 계산합니다. 여유분은 반별이 아니라 교재 종류별로 한 번만 얹습니다.

🗓️ 개강 전후 일정표

시기별로 할 일을 정해 두면 "언제 정리하지" 하고 미루다 반품 기한을 놓치는 일이 줄어듭니다. 반품 가능 기간은 거래처마다 다르므로 발주할 때 반드시 확인하세요.

시기	할 일
개강 3주 전	다음 학기 교재 개정 여부 확인, 확정 인원으로 발주
개강 1주 전	입고 수량 검수, 반별 배부 봉투 준비
개강 1주 차	신규·대기 인원 추가 주문, 배부 기록
개강 3주 차	잔여 수량 확정, 반품 또는 이월 결정
종강 2주 전	다음 학기 사용 여부 판단, 중고 판매·기부 정리

📝 입고·배부·잔여 3칸 기록법

복잡한 프로그램 없이도 교재별로 세 칸만 적으면 됩니다. 입고 수량에서 배부 수량을 빼면 잔여가 나오고, 실제 서가의 수량과 다르면 그때 바로 원인을 찾습니다.

1. 교재가 도착하면 당일 권수를 세어 입고란에 적습니다.
2. 학생에게 나눠 줄 때마다 이름과 날짜를 배부란에 적습니다.
3. 매주 금요일 서가 실물 수량과 잔여란을 대조합니다.
4. 차이가 2권 이상이면 분실·오배부 여부를 확인합니다.

학원 관리 프로그램을 쓰신다면 클래스업처럼 수강생 명단과 함께 교재비 수납을 관리하는 기능을 활용해 배부 대상을 확인하실 수 있습니다.

♻️ 남은 교재, 상황별 처리 판단표

남은 교재는 무조건 보관하기보다 다음 학기 사용 여부로 갈라서 처리하시는 것이 좋습니다. 보관은 공간과 관리 부담이 되기도 합니다.

상황	처리 방법
반품 기한 내, 미개봉	거래처에 즉시 반품 요청
다음 학기에도 같은 교재 사용	이월하고 다음 발주에서 그만큼 차감
개정판 나옴	재고 소진 후 전환, 남은 것은 결석생 보충용으로 최소 보관
사용 계획 없음	중고 판매·기부 또는 폐기 처리

✅ 교재 재고 관리 정리 체크리스트