다른 학원에서 옮겨온 학생, 첫 상담에서 확인해야 할 것

다른 학원에서 옮겨온 학생의 첫 상담에서는 ①떠난 이유 ②현재 진도와 실력 ③다음 학원 시작일과 환불 정산 상태 세 가지를 먼저 확인하시는 것이 좋습니다. 이 세 가지를 확인해 두면 같은 이유로 다시 이탈하는 일과 등록 후 뒤늦게 생기는 분쟁을 상당 부분 막을 수 있습니다.

상담 자리에서 학부모님이 "전에 다니던 곳은 진도가 너무 느렸어요"라고 말씀하시면, 원장님은 우리 학원이 그 불만을 해결할 수 있는지부터 떠올리게 됩니다. 그런데 정작 전 학원의 미정산 수강료나 교재 문제는 등록 한참 뒤에 드러나는 경우가 많습니다. 아래 순서대로 확인하시면 됩니다.

📌 떠난 이유부터 정확히 듣기

옮겨온 이유는 학부모님과 학생의 답이 서로 다른 경우가 자주 있습니다. 가능하면 학생에게도 따로 한 번 물어보시는 것이 좋습니다.

전 학원을 비난하는 말이 나오더라도 맞장구는 삼가시고, 이유를 아래 표처럼 분류해 기록해 두시면 우리 학원이 해결할 수 있는 문제인지 판단하기 쉽습니다.

말씀하시는 이유	실제로 확인할 것	우리 학원 대응
진도가 느리다·빠르다	현재 교재와 단원, 목표 시험 시기	레벨 테스트 후 진도표 제시
선생님과 안 맞는다	어떤 점이 안 맞았는지 구체적 장면	담당 배정 기준 설명
거리·시간 문제	가능한 요일과 시간대	시간표 현실성 점검
성적이 안 오른다	최근 2회 시험 점수, 학습량	원인 진단 후 기대치 조율

🔍 진도와 실력은 자료로 확인하기

"○○ 하다 왔어요"라는 말만으로 반을 배정하면 첫 달에 반 조정 요청이 나오기 쉽습니다. 교재 표지 사진과 최근 시험지를 가져오시도록 미리 안내해 두세요.

1. 상담 전날까지 교재, 최근 시험지, 학교 성적표 중 가능한 것을 요청합니다.
2. 상담 당일 15~20분 분량의 진단 테스트를 진행합니다.
3. 자료와 진단 결과가 다르면 낮은 쪽을 기준으로 임시 배정합니다.
4. 등록 후 2주 뒤 반 조정 여부를 다시 상담한다고 미리 알려 드립니다.

💳 전 학원 정산과 등록일 확인하기

전 학원의 환불이 끝나지 않은 채 등록하면 학부모님이 두 곳에 수강료를 내는 상황이 생길 수 있습니다. 이때 원장님 학원에 "이중 결제" 불만이 돌아오기도 합니다.

환불 기준은 학원 규정과 관련 법령에 따라 다르므로, 정확한 내용은 관할 교육지원청에 확인하시도록 안내하시는 것이 안전합니다.

🗣️ 학부모님께 이렇게 말씀하세요

옮겨온 가정은 이미 한 번 실망한 경험이 있어 기대치를 낮게, 약속은 구체적으로 잡아 드리는 것이 좋습니다. "성적을 올려 드리겠습니다"보다 "4주 뒤 확인할 기준을 정해 드리겠습니다"가 신뢰를 얻기 쉽습니다.

✅ 첫 상담 정리 체크리스트

상담 직전에 한 번 훑어보시고, 상담 후 24시간 안에 결과를 정리해 보내시면 됩니다.

상담 기록과 안내 발송 이력을 학생별로 남겨 두시면 2주 뒤 재상담 때 그대로 이어 쓸 수 있습니다. 클래스업 같은 관리 서비스의 학생 메모 기능을 활용하시는 방법도 있습니다.