입시 미술학원 포트폴리오 제작 일정을 학생별로 관리하는 법

입시 미술 포트폴리오는 학생별 "작품 단계표" 한 장과 전형별 마감일 역산 일정만 만들어 두면 누락 없이 관리하실 수 있습니다. 작품 수가 아니라 "어느 학생의 어떤 작품이 지금 어느 단계인가"를 기준으로 보셔야 합니다.

수시 원서 접수가 다가오면 학생 한 명이 포트폴리오 작품 8~12점을 동시에 끌고 갑니다. 원장님 머릿속에는 "민서는 3번 작품 채색 중"이라는 정보가 있어도, 담임 강사가 바뀌거나 학생이 결석하면 그 정보가 사라집니다. 이 글은 그 정보를 밖으로 꺼내 두는 방법을 정리했습니다.

🗂️ 학생별 관리표에 꼭 들어갈 칸

엑셀이든 종이든 학생 1명당 1장으로 만들고, 작품 1점이 1행이 되도록 하는 것이 좋습니다. 칸이 많으면 입력을 포기하게 되므로 아래 6칸이면 충분합니다.

칸	적는 내용
작품 번호·주제	예: 3번, 일상 사물의 재해석
현재 단계	6단계 중 하나
담당 강사	피드백을 준 사람
내부 완료일	학교 마감보다 14일 앞으로 설정
지연 여부	완료일 경과 시 표시
메모	수정 요청 사항, 재촬영 필요 여부

📅 마감일에서 거꾸로 세는 일정표

학생마다 지원 학교가 다르므로 "전체 학원 일정" 하나로는 관리가 되지 않습니다. 지원 대학별 마감일을 먼저 받고, 아래 기준일을 학생 표에 날짜로 옮겨 적으세요.

기준일	이 시점에 끝나야 하는 것
D-60	전 작품 주제·기획 확정
D-30	전 작품 본작업 완료
D-14	촬영·스캔·편집 완료 (내부 마감)
D-7	파일 형식·용량·페이지 순서 최종 확인
D-3	학부모 확인 후 제출 (서버 혼잡 대비)

제출 파일 형식과 분량은 대학·전형마다 다르고 해마다 바뀝니다. 반드시 해당 대학 모집요강 원문으로 확인하셔야 합니다.

🔄 작품 6단계를 이렇게 나눕니다

"작업 중"이라는 한 단어로는 지연을 알아챌 수 없습니다. 단계를 쪼개 두면 어디에서 막혔는지가 바로 보입니다.

1. 기획: 주제와 구도 아이디어 확정
2. 스케치: 강사 1차 확인
3. 본작업: 채색·제작 진행
4. 피드백: 수정 1~2회 반영
5. 촬영·편집: 학원 기준 촬영 후 보정
6. 확정: 순서 배치까지 끝난 상태

⚠️ 흔히 틀리는 지점과 실제로 벌어지는 일

가장 많은 사고는 "작품은 끝났는데 파일이 안 되는" 경우입니다. 마감 직전에 몰리면 촬영 공간과 강사 시간이 부족해집니다.

🧭 지연 정도별 대응 기준

모든 지연에 같은 방식으로 대응하면 원장님 시간이 부족해집니다. 지연 일수에 따라 누가 움직일지 미리 정해 두세요.

상황	대응
내부 완료일 1~3일 경과	담당 강사가 학생에게 직접 일정 재확인
4~7일 경과	원장 확인 후 보충 수업 시간 배정
8일 이상 경과	학부모 상담, 제출 작품 수 조정 여부 논의

학생 수가 많아 표 관리가 버거우시면 클래스업의 학생별 메모와 일정 기능으로 옮겨 관리하실 수도 있습니다.

✅ 정리 체크리스트