수납 자동화 설정: 청구 주기와 미납 재알림 설계

매달 결제일이 지나면 원장님 손으로 엑셀을 열어 "누가 아직 안 냈지"를 확인하고, 학부모 한 명 한 명에게 문자를 보내는 학원이 많습니다. 학생이 30명만 넘어가도 이 작업에 반나절이 훌쩍 지나갑니다.

더 큰 문제는 재알림 타이밍입니다. 너무 빨리 독촉하면 학부모가 불쾌해하고, 너무 늦게 보내면 미납이 몇 달씩 쌓입니다. 청구 주기와 재알림 단계를 처음부터 규칙으로 만들어 두면 이 고민 자체가 사라집니다.

📌 청구 주기, 등록일 기준이 좋을까요 정기 결제일이 좋을까요

학생마다 등록일이 달라서 5일에 등록한 학생은 매달 5일, 20일에 등록한 학생은 매달 20일에 청구되는 학원이 많습니다. 이 방식은 관리가 복잡해지고 학부모도 결제일을 자주 헷갈려 합니다.

학생 수가 20명이 넘어가는 시점부터는 정기 결제일을 하나로 고정하는 것을 권장합니다. 신규 등록 학생도 다음 정기 결제일부터 자동으로 합류시키면 관리 부담이 크게 줄어듭니다.

방식	특징
등록일 기준 청구	학생마다 결제일이 달라 관리 부담이 큼. 소규모(20명 이하) 학원에 적합
정기 결제일 고정	매달 1일 또는 25일 등 하나로 통일. 청구·재알림 관리가 단순해짐

💬 미납 재알림, 몇 단계로 보내야 효과적일까요

재알림이 한 번뿐이면 학부모가 놓치기 쉽고, 매일 보내면 항의로 이어집니다. 결제일 전후로 4단계에 나눠 보내는 방식이 무리 없이 회수율을 높입니다.

⚙️ 클래스업에서 자동 청구·재알림 설정하는 방법

클래스업에서는 청구 주기와 재알림 시점을 한 번만 등록해 두면, 이후에는 사람이 매번 문자를 보내지 않아도 됩니다.

1. 학원관리 메뉴에서 결제·청구 설정으로 들어가 청구 주기를 등록합니다.
2. 미납 재알림 발송 시점을 3일 전 / 당일 / 3일 후 / 7일 후로 각각 등록합니다.
3. 발송 채널을 문자 또는 알림톡 중 선택합니다.
4. 저장 후 테스트 발송으로 문구와 발송 시각이 의도대로 나가는지 확인합니다.

✏️ 그대로 쓰는 미납 안내 문구

문구는 독촉처럼 느껴지지 않으면서도 결제일과 금액이 명확히 보이는 것이 좋습니다. 아래 문구를 그대로 사용하시거나 학원명만 바꿔 쓰셔도 됩니다.

✅ 정리 체크리스트