학생이 여러 수업을 들을 때 청구서를 하나로 합쳐 보내는 방법

학생 한 명이 국어·수학처럼 수업을 두 개 이상 듣는다면, 보호자 연락처를 동일하게 등록한 뒤 청구서 발행 화면에서 그 학생의 수업을 모두 체크하면 항목별 내역이 담긴 청구서 한 장으로 합쳐 보낼 수 있습니다. 수업별 금액과 총액이 함께 표시되므로 학부모님이 확인할 것도, 원장님이 챙길 것도 하나로 줄어듭니다.

매달 말 국어 수업 청구서, 수학 수업 청구서, 미술 수업 청구서가 같은 학부모님 카카오톡에 세 번 따로 도착하면 학부모님도 헷갈리고, 원장님도 "이거 낸 건가 안 낸 건가"를 수업마다 따로 확인해야 합니다. 아래 기준대로 설정하면 이 문제를 바로 정리할 수 있습니다.

📎 청구서를 하나로 합치는 기본 원리

청구서 통합은 수업 단위가 아니라 보호자 단위로 이루어집니다. 한 학생의 국어·수학 수업이든, 형제자매 두 명의 서로 다른 수업이든 보호자 연락처가 같게 등록돼 있으면 하나의 청구서로 묶입니다.

반대로 같은 학생이라도 결제 계좌나 결제일이 수업마다 다르게 설정돼 있으면 시스템이 자동으로 나눠 보냅니다.

💰 여러 수업 금액을 합산할 때 확인할 3가지

청구서를 합치는 것 자체는 어렵지 않지만, 금액이 잘못 합산되면 학부모님께 오히려 더 큰 오해를 삽니다. 발행 전 아래 세 가지만 짚어보시면 됩니다.

🧾 청구서 통합 설정 순서

실제로 화면에서 처리하는 순서는 다음과 같습니다. 매달 반복되는 작업이므로 첫 달에 한 번만 정확히 설정해두면 이후에는 자동으로 합쳐 발행됩니다.

1. 학생 상세 정보에서 보호자 연락처가 형제자매 또는 다른 수업과 동일하게 등록돼 있는지 확인합니다.
2. 청구서 발행 화면에서 학생을 선택할 때, 같은 보호자로 묶인 수업을 함께 체크합니다.
3. 통합 청구 옵션을 켜면 개별 수업료가 한 장의 청구서 안에 항목별로 나뉘어 표시됩니다.
4. 결제일과 결제 수단이 수업 전체에서 같은지 마지막으로 확인한 뒤 발행합니다.
5. 학부모님께는 총액과 수업별 내역이 함께 보이는 청구서 1건만 전달됩니다.

👨‍👩‍👧 상황별로 청구서가 합쳐지는지 판단하는 기준

"이 경우는 합쳐지나요?"라는 질문을 가장 많이 받습니다. 아래 표로 정리했으니 원장님 학원 상황과 비교해 보세요.

상황	통합 가능 여부	이유
한 학생이 국어·수학 두 수업 수강	가능	보호자와 결제 정보가 하나로 등록돼 있음
형제자매가 각각 다른 수업 수강	보호자 연동 시 가능	연락처가 따로 등록돼 있으면 자동으로 분리됨
같은 학생인데 수업마다 결제 수단이 다름	어려움	결제 수단별로 청구서가 나뉘어 처리됨
수업마다 청구 주기가 다름(월납·분기납 혼재)	어려움	주기를 먼저 하나로 맞춰야 통합됨

📩 통합 청구서 안내 문구 예시

청구서를 처음 합쳐 보낼 때는 학부모님이 "왜 금액이 달라졌지"라고 오해할 수 있어 짧은 안내를 함께 보내는 것이 좋습니다. 아래 문구를 그대로 활용하실 수 있습니다.

✅ 정리 체크리스트