현장결제 학생과 비대면결제 학생의 청구서 발송을 다르게 설정하는 방법

현장결제 학생과 비대면결제 학생의 청구서 발송을 따로 설정하려면, 결제 방식별로 학생을 나누고 현장결제 학생은 청구서 문자 자동발송을 끄고, 비대면결제 학생만 결제 링크 발송을 켜 두시면 됩니다. 이렇게 해 두면 매달 청구서를 만들 때마다 학생을 일일이 골라낼 필요가 없습니다.

월초에 청구서를 일괄 발송했는데, 창구에서 카드 단말기로 결제하시는 학부모님께 "결제 링크가 왔는데 또 내야 하나요?"라는 전화가 오는 경우가 있습니다. 반대로 링크를 받아야 할 학부모님이 문자를 못 받아 납부가 늦어지기도 합니다. 두 상황 모두 발송 대상을 나누지 않아 생기는 일입니다.

👥 먼저 학생을 두 그룹으로 나눕니다

설정을 바꾸기 전에 우리 학원 학생이 어느 쪽인지 정리해야 합니다. 기준은 "실제로 돈이 어디서 오가는가"입니다. 학부모님이 말씀하신 선호가 아니라 지난 2~3개월 실제 납부 기록을 보시는 것이 정확합니다.

구분	해당하는 경우	청구서 문자
현장결제	방문 카드결제, 현금, 학생 편에 봉투 전달	발송 끔
비대면결제	결제 링크 카드결제, 계좌이체 안내가 필요한 경우	결제 링크 발송
혼합	달마다 방식이 바뀌는 학생	월초에 개별 확인

⚙️ 청구서 문자 자동발송을 끄는 순서

현장결제 학생에게 문자가 나가지 않게 하는 절차입니다. 메뉴 이름은 화면 구성에 따라 조금 다를 수 있으니 실제 화면의 표기를 함께 확인해 주세요.

1. 수납(청구) 메뉴에서 현장결제 학생 목록을 먼저 필터링합니다.
2. 해당 학생들의 청구서 설정에서 문자 자동발송을 해제합니다.
3. 비대면결제 학생은 자동발송 또는 결제 링크 발송이 켜져 있는지 확인합니다.
4. 청구서를 생성한 뒤 발송 전 화면에서 대상 인원수가 맞는지 봅니다.

📅 월별 일정을 날짜로 고정합니다

설정은 한 번 해 두면 끝나지 않고, 신입생과 결제 방식 변경 때문에 매달 점검이 필요합니다. 아래처럼 날짜를 정해 두고 반복하시면 놓치는 일이 줄어듭니다.

시기	할 일
말일 3일 전	신입·퇴원·결제 방식 변경 학생 반영
말일 1일 전	청구서 생성, 그룹별 인원수 확인
매월 1일 오전	비대면결제 학생에게 링크 발송
매월 5일	미납 학생 확인 후 개별 안내

⚠️ 자주 틀리는 지점과 그때 벌어지는 일

가장 흔한 실수는 신입생을 기본값 그대로 등록하는 것입니다. 기본값이 자동발송이면 현장결제로 하시기로 한 학부모님께도 링크가 나갑니다. 두 번째는 방식이 바뀐 학생을 반영하지 않는 경우입니다.

💬 학부모님께 미리 알려 드리는 안내 문구

결제 방식을 나눈 사실은 한 번만 공지해도 문의가 크게 줄어듭니다. 새 학기나 월초 전에 아래 문구를 그대로 쓰실 수 있습니다. 클래스업 같은 관리 서비스를 쓰신다면 학부모 공지 기능으로 함께 보내시면 편합니다.

✅ 정리 체크리스트