이번 달 청구서만 자동으로 안 만들어졌을 때 원인과 수동 처리법

이번 달 청구서가 안 만들어졌다면 대부분은 수납 기준일 이후에 등록한 학생이거나, 수강 정보가 이번 달 구간과 겹치지 않는 설정으로 빠진 경우입니다. 자동생성이 막힌 원인을 먼저 확인한 뒤, 해당 학생만 골라 수동으로 발행하면 당일 안에 해결됩니다.

월초에 청구서 목록을 열었는데 몇 명이 통째로 빠져 있고, 학부모에게 "저희 애 고지서는 왜 안 왔어요"라는 연락을 받아본 원장이라면 바로 다음 순서대로 확인해보세요.

🔍 청구서가 빠지는 4가지 대표 원인

청구서 자동생성은 수강 정보를 기준으로 돌아갑니다. 그래서 수강 등록·변경 시점이 애매하게 걸쳐 있으면 시스템이 "이번 달 대상이 아니다"라고 판단해 건너뜁니다.

아래 네 가지가 실제로 가장 많이 걸리는 경우입니다. 표에서 본인 상황과 가까운 줄을 먼저 확인하세요.

원인	어떤 상황인지	확인 위치
등록일이 청구 기준일 이후	자동생성 실행일(보통 매월 1일) 이후에 등록된 학생	학생 상세 > 수강 정보
수강 종료일이 이번 달 이전	퇴원 처리나 수강 종료일이 이번 달 1일 이전으로 입력됨	수강반 > 수강 기간
휴원 상태로 분류됨	학생 상태가 휴원·보류로 설정돼 과금 대상에서 제외	학생 상태값
수강료 미설정	반에 등록은 됐지만 수강료 금액이 비어있음	수강반 > 수강료 설정

🧭 원인별 점검 순서

위 네 가지를 한 번에 확인하려면 학생 목록을 뒤지는 것보다, 청구서가 빠진 학생 한 명을 골라 아래 순서로 추적하는 편이 빠릅니다.

1. 해당 학생의 수강 정보 탭에서 등록일과 종료일을 확인합니다
2. 수강 상태가 재원으로 되어 있는지 확인합니다 (휴원·퇴원이면 과금 제외 대상)
3. 수강 중인 반의 수강료 금액이 비어있지 않은지 확인합니다
4. 세 가지 모두 정상이면 청구 주기 설정(월 청구일)이 이번 달에 맞게 되어 있는지 확인합니다

✍️ 수동으로 청구서 발행하는 법

원인을 바로잡아도 이미 지나간 자동생성 실행 시점은 되돌릴 수 없으므로, 이번 달 분은 수동으로 직접 만들어 발행해야 합니다.

청구서 메뉴에서 해당 학생을 선택한 뒤 개별 청구서 생성을 눌러 수강반과 금액을 확인하고 발행하면 됩니다. 금액은 자동 계산되지만, 일할 계산이 필요한 경우 직접 수정 가능합니다.

📅 재발 방지를 위한 월초 점검 타이밍

매달 같은 실수가 반복된다면 청구서 생성 시점과 수강 변경 처리 시점이 어긋나는 것이 근본 원인일 때가 많습니다.

신규 등록·퇴원·반 이동 처리는 되도록 월말 마감 전에 끝내고, 월초에는 변경 사항을 최소화하는 것이 좋습니다.

처리 시점	자동생성 영향
전월 마지막 주	다음 달 청구서에 정상 반영됩니다
청구서 생성일 당일	생성 시점에 따라 반영 여부가 갈립니다, 확인 필요
청구서 생성 후	자동 반영 안 됨, 수동 발행 필수

클래스업에서는 청구서 목록 화면에서 미발행 인원을 바로 확인할 수 있으므로, 생성일 다음 날 한 번씩 전체 학생 수와 청구서 발행 수를 맞춰보는 습관을 들이면 누락을 빠르게 잡아낼 수 있습니다.

✅ 정리 체크리스트