청구서 없이 계좌나 현금으로 받은 학원비를 완납 처리하는 방법

계좌나 현금으로 학원비를 받았는데 청구서를 보내지 않았다면, 클래스업의 수강생 결제 화면에서 수동 결제 등록 기능으로 완납 처리하시면 됩니다. 청구서 발송 여부와 관계없이 수납 내역은 별도로 등록할 수 있어, 현장에서 현금을 받거나 계좌로 바로 입금받은 경우에도 미수금으로 남기지 않고 바로 완납 상태로 바꿀 수 있습니다.

실제로는 "상담 당일 현금으로 받았는데 시스템에는 아직 미납으로 떠 있다", "계좌로 먼저 입금받고 청구서는 나중에 보내려다 깜빡했다" 같은 상황에서 이 기능을 쓰게 됩니다. 결제수단을 현금 또는 계좌이체로 선택해 등록하면, 청구서 발송 절차 없이도 수납 완료로 처리됩니다.

💳 언제 수동 완납 처리가 필요한가요

청구서를 보내기 전에 돈을 먼저 받는 경우, 혹은 청구서 없이 운영하는 반이라면 수동 완납 처리를 쓰게 됩니다. 상황마다 등록 방식이 조금씩 달라지니 아래 표로 먼저 구분해 보세요.

상황	처리 방법
현장에서 현금으로 받음	결제수단 '현금'으로 수동 등록
계좌로 선입금받고 청구서 미발송	결제수단 '계좌이체'로 수동 등록 후 완납 전환
청구서를 보냈지만 실제 입금액이 다름	기존 청구서 취소 후 실제 금액으로 재등록
형제 할인 등 현장에서 즉석 할인	할인 반영한 실제 수납액으로 등록

🔍 등록 전에 반드시 확인할 것

수동 등록은 시스템이 자동으로 검증해 주지 않기 때문에, 등록하는 사람이 직접 확인해야 하는 항목이 있습니다. 아래 네 가지는 등록 버튼을 누르기 전에 눈으로 다시 보시는 것이 좋습니다.

🧾 완납 처리, 이 순서대로 하세요

확인이 끝났다면 등록 자체는 오래 걸리지 않습니다. 아래 순서대로 입력하면 청구서 없이도 수납 내역이 완납으로 기록됩니다.

1. 수강생 상세 페이지의 결제 탭으로 이동합니다.
2. '수동 결제 등록' 또는 '미수금 처리' 버튼을 선택합니다.
3. 결제수단을 현금 또는 계좌이체 중 실제 받은 방식으로 선택합니다.
4. 실제 수납일과 금액을 입력한 뒤 완납으로 저장합니다.
5. 필요하면 메모란에 입금자명이나 특이사항을 남겨 둡니다.

⚠️ 흔히 틀리는 지점과 실제로 벌어지는 일

수동 등록은 입력하는 사람이 직접 날짜와 수단을 고르는 방식이라, 급하게 처리할수록 실수가 쌓입니다. 아래 네 가지는 실제로 자주 발생하는 패턴입니다.

흔한 실수	실제로 벌어지는 일
수납일을 등록하는 오늘 날짜로 입력	세금계산서 발행 기준일이 실제 입금일과 달라져 학부모 문의가 들어옴
현금으로 받았는데 계좌이체로 등록	월별 결제수단 통계가 틀어져 정산할 때 현금 매출이 빠진 것처럼 보임
일부만 선납인데 전체 완납으로 등록	남은 미수금이 사라져 다음 달 수납 안내가 누락됨
같은 입금을 두 번 등록	매출이 이중으로 집계되어 월말 정산액이 실제보다 많아짐

💬 학부모에게 보내는 완납 확인 문구

청구서를 거치지 않고 처리했다면, 학부모에게 별도로 확인 메시지를 보내 주시는 것이 좋습니다. 청구서 알림이 없었던 터라 입금이 제대로 처리됐는지 궁금해하는 경우가 많습니다.

✅ 등록 전후 체크리스트

아래 항목을 등록 전과 등록 후로 나눠 한 번씩만 확인하면 중복이나 금액 오류를 거의 막을 수 있습니다.