형제자매를 한 번에 현장결제했을 때 청구서를 각각 완납 처리하는 방법

형제자매의 수강료를 학부모가 한 번에 현금이나 카드로 냈다면, 클래스업에서는 그 금액을 형제 각각의 청구서에 나눠서 따로 입력해야 완납으로 처리됩니다. 한 아이의 청구서에 합계 금액을 전부 몰아 넣으면 다른 형제의 청구서는 미납 상태로 남고, 이미 결제를 마친 학부모에게 미납 안내 알림톡이 다시 나가는 일이 생깁니다.

데스크에서 자주 벌어지는 장면입니다. "두 아이 합쳐서 30만 원이에요"라는 말에 카드 결제를 한 번만 긁고, 첫째 아이 청구서에만 30만 원을 입력한 뒤 마무리하는 경우입니다. 이렇게 두면 둘째 아이 청구서는 그대로 미납으로 남아 시스템이 자동으로 독촉 알림을 보냅니다.

📌 형제자매 결제가 청구서에서 꼬이는 이유

클래스업의 청구서는 학원 단위가 아니라 수강생 단위로 발행됩니다. 형제가 같은 학원, 같은 반에 다녀도 수강료 청구서는 각자 별도 문서입니다. 학부모가 실제로 낸 돈은 카드 한 번, 현금 한 뭉치였더라도 시스템 안에서는 학생 수만큼 완납 처리를 반복해야 합니다.

💳 완납 처리 전에 확인할 것

카드 단말기나 현금함을 정리하기 전에, 두 아이 청구서 금액을 먼저 눈으로 맞춰 보는 편이 나중에 다시 고치는 것보다 빠릅니다.

확인 항목	확인 방법
형제별 청구 금액	각 학생의 청구서 화면에서 개별로 확인
합계와 실수령액 일치 여부	두 청구서 금액을 더해 실제 받은 금액과 대조
결제 수단 구분	현금·카드 중 실제로 받은 방식 그대로 등록

🧾 청구서별로 나눠 입력하는 순서

순서 자체는 단순합니다. 다만 두 번째 아이 청구서를 빼먹지 않는 것이 핵심입니다.

1. 청구서 관리에서 형제 각각의 학생명을 검색해 미납 청구서를 엽니다.
2. 첫째 아이 청구서에서 결제 등록을 누르고 결제수단을 현장결제(현금/카드)로 선택합니다.
3. 그 아이 몫에 해당하는 금액만 입력하고 완납으로 저장합니다.
4. 둘째 아이 청구서로 이동해 같은 방식으로 나머지 금액을 입력합니다.
5. 두 청구서 모두 완납 상태로 바뀌었는지 청구서 목록에서 다시 확인합니다.

⚠️ 흔히 틀리는 지점과 실제로 벌어지는 일

가장 잦은 실수는 합산액을 한 청구서에 전부 입력하고 넘어가는 것입니다. 둘째 아이 청구서가 미납으로 남으면, 정해진 미납 알림 시점에 학부모에게 독촉 알림톡이 다시 발송됩니다. 방금 결제한 학부모 입장에서는 "돈 냈는데 왜 또 문자가 오냐"는 항의로 이어지고, 데스크는 같은 건을 두 번 응대하게 됩니다.

📊 형제 결제 상황별 처리 기준

형제라도 상황에 따라 처리 방식이 갈립니다. 아래 기준으로 먼저 구분한 뒤 입력하면 다시 열어 고칠 일이 줄어듭니다.

상황	처리 방법
형제 청구 금액이 동일	합산액을 절반씩 나눠 각 청구서에 입력
형제 할인 등으로 금액이 다름	청구서에 표시된 금액 그대로 각각 입력, 합계만 대조
한 명만 결제, 한 명은 다음 달 처리	결제받은 학생 청구서만 완납, 나머지는 미납 상태 유지
카드·현금을 섞어서 받음	각 청구서 결제수단을 실제 받은 방식대로 구분해 입력

✅ 정리 체크리스트