클래스업 가입 전 이미 낸 학원비를 완납으로 미리 등록하는 방법

클래스업에 가입하기 전, 학부모가 계좌이체나 현금으로 이미 낸 학원비는 학생 등록 화면의 수강료 탭에서 결제 방법을 이전 결제(수기 완납)로 선택하고 실제 결제일과 금액을 입력하면 됩니다. 이렇게 등록하면 클래스업이 새 청구서를 만들지 않고 완납 상태로만 기록합니다.

2월 말에 가입한 원장님이 3월 신규 원생 15명의 3월분 수강료를 이미 현금으로 다 받아 놓은 상태에서, 클래스업이 이 사실을 모르고 3월 1일에 청구서를 새로 발송하면 학부모 입장에서는 "낸 돈을 또 내라는 건가" 하는 문의가 들어옵니다. 등록 순서만 바꿔도 이 문의를 아예 없앨 수 있습니다.

📌 이전 결제를 따로 등록해야 하는 이유

클래스업은 학생을 등록하는 순간부터 수강료 청구 주기를 계산합니다. 가입 전 결제 내역을 넣지 않고 그대로 두면, 시스템은 "아직 한 번도 안 낸 학생"으로 보고 다음 청구일에 새 고지서를 만듭니다.

이미 받은 돈과 시스템이 만드는 청구서가 따로 놀면 중복 청구 문의와 미수금 통계 오류가 동시에 생깁니다. 등록 순서를 가입 첫 주에 맞춰 두면 이후 정산 화면을 그대로 신뢰할 수 있습니다.

🧾 완납으로 등록하는 절차

학생을 신규 등록할 때와 이미 등록된 학생에게 지난 결제를 소급 반영할 때 모두 같은 화면을 씁니다.

1. 학생 등록 화면에서 수강 정보를 입력한 뒤 수강료 탭으로 이동합니다.
2. 결제 방법에서 이전 결제(수기 등록)를 선택합니다. 카드·계좌이체 자동 청구 옵션이 아니라는 점을 확인합니다.
3. 실제로 돈을 받은 날짜와 금액을 그대로 입력하고 저장합니다. 저장 후 상태가 완납으로 바뀌고 신규 청구서가 생성되지 않는지 확인합니다.

💰 상황별로 금액을 나누는 기준

한 학생이 여러 과목을 한 번에 냈거나, 형제 할인이 걸려 있거나, 아직 다 내지 않은 경우는 등록 방식이 조금씩 달라집니다. 합계 금액만 맞춰 한 줄로 등록하면 나중에 과목별 정산이 틀어집니다.

상황	등록 기준
과목 1개만 완납	실제 낸 금액을 한 건으로 그대로 등록
과목 2개 이상을 합쳐서 결제	과목별로 나눠 각각 완납 등록 (합쳐서 한 줄로 넣지 않음)
형제 할인이 적용된 결제	할인 후 실제 입금액 기준으로 등록하고 할인 사유는 메모에 남김
3개월 중 1개월분만 냄 (분할 납부)	낸 1개월분만 완납, 나머지 2개월은 미납 상태로 남겨 다음 청구 대상에 포함

💬 학부모에게 확인받는 문구

등록 전에 학부모에게 금액과 기간을 한 번 확인받아 두면, 나중에 "낸 돈이 왜 이렇게 잡혀 있냐"는 문의를 줄일 수 있습니다.

✅ 등록 전후 체크리스트