강사 인사기록은 어떤 항목을 얼마나 보관해야 하나요?
근로자인 강사의 인사기록은 근로자 명부와 근로계약서·임금대장 등 주요 서류를 갖추고, 서류별 기준일부터 3년간 보관하는 것이 기본입니다. 다만 모든 서류를 입사일이나 퇴직일 하나로 계산하지 않으며, 세무 증빙을 겸하는 자료는 다른 법령의 보관 의무도 확인해야 합니다.
퇴사한 강사가 급여 계산 근거를 요청했는데 계약서는 서랍에, 보강 기록은 대화방에 흩어져 있으면 확인이 늦어집니다. 강사별로 자료를 모으되 서류마다 보관 시작일을 적어 두는 방식이 좋습니다.
먼저 확인하세요
- 근로자 명부에는 인적 사항뿐 아니라 업무·계약 갱신·퇴직 사항도 적습니다.
- 주요 노무 서류는 3년 보관이 기본이지만, 기간을 세는 시작일이 다릅니다.
- 퇴직 즉시 전부 삭제하거나, 인사자료 전체를 무기한 보관하지 않습니다.
📋 근로자 명부에는 무엇을 적나요?
이력서만 받아 두면 근로자 명부가 완성되는 것은 아닙니다. 고용·갱신 날짜와 퇴직 사유까지 기록해야 채용부터 퇴직까지 이어집니다. 주소 등 기재 사항이 바뀌면 지체 없이 정정합니다.
| 구분 | 기록할 내용 |
|---|---|
| 인적 사항 | 성명, 성별, 생년월일, 주소 |
| 이력·업무 | 경력 등 이력, 종사하는 업무의 종류 |
| 고용 사항 | 고용·갱신 연월일, 정해진 계약기간, 그 밖의 고용 사항 |
| 종료 사항 | 해고·퇴직·사망 연월일과 사유, 그 밖에 필요한 사항 |
담당 과목·연락처는 업무상 필요한 범위에서 추가하실 수 있습니다. 주민등록번호 전체는 명부의 필수 항목이 아닙니다. 세금 신고 등에 필요하더라도 별도 법적 근거와 접근 권한을 확인하세요. 기재 기준은 근로기준법 시행령 제20조에서 확인할 수 있습니다.
🗓️ 3년은 어느 날부터 계산하나요?
입사한 지 3년이 지났다는 이유로 계약서를 버리면 안 됩니다. 재직 중인 강사의 근로계약서와 퇴직한 강사의 임금대장은 보관 기간의 출발점이 다릅니다.
| 보존 대상 | 3년을 세는 시작일 |
|---|---|
| 근로자 명부 | 해고·퇴직 또는 사망한 날 |
| 근로계약서 | 근로관계가 끝난 날 |
| 임금대장 | 마지막으로 내용을 써 넣은 날 |
| 고용·해고·퇴직 서류 | 해고되거나 퇴직한 날 |
| 임금 결정·계산 기초 자료 | 해당 서류가 완결된 날 |
보관표에는 날짜를 두 칸으로 나누세요
- 기산일과 보관 만료 검토일을 각각 적습니다.
- 시급·수당 산정에 쓴 출근부와 보강 기록도 임금계산 기초 자료로 함께 분류합니다.
- 3년 경과 후에도 세무상 의무나 진행 중인 분쟁 등 추가 보관 근거를 확인한 뒤 파기합니다.
기본 기간은 근로기준법 제42조, 서류별 시작일은 같은 법 시행령 제22조가 기준입니다.
🗂️ 흩어진 자료는 이 순서로 모으세요
먼저 재직 강사 한 명의 자료로 정리 방식을 만들어 보세요. 명부만 채우고 끝내지 말고, 실제 지급한 급여를 계약과 근무 기록으로 설명할 수 있는지 확인합니다.
- 강사별로 묶기: 명부, 최초·갱신 계약서, 임금대장, 근무·휴가 기록을 구분합니다.
- 계산 근거 연결하기: 보강 2시간을 지급했다면 해당 수업 기록과 적용 시급을 함께 찾을 수 있게 합니다.
- 보관일 표시하기: 서류 종류별 기산일·만료 검토일·보관 위치·담당자를 적습니다.
복사해서 쓰는 보관대장 한 줄
강사 식별번호: ___ / 서류명: ___ / 적용 기간: ___ / 기산일: ___ / 보관 만료 검토일: ___ / 추가 보관 근거: ___ / 보관 위치: ___ / 담당자: ___ / 파기 확인일: ___
이 대장에는 서류 위치와 관리 날짜만 적고 급여·계좌번호를 다시 복사하지 않는 것이 좋습니다. 대장을 공유하더라도 원본 인사자료 열람 권한은 따로 제한하세요.
🔐 퇴직 뒤에는 보관과 삭제를 나눕니다
퇴직은 전체 삭제일이 아닙니다. 법정 보존 자료는 남기되 일상 업무용 자료와 분리하고, 더 이상 필요하지 않은 개인정보는 파기합니다. 기준은 개인정보 보호법 제21조에서 확인하실 수 있습니다.
| 상황 | 처리 기준 |
|---|---|
| 재직 중 | 변경 사항을 갱신하고 필요한 담당자만 열람 |
| 퇴직 후 법정 보존 중 | 별도 보관하고 열람 권한 축소 |
| 기간·목적 모두 종료 | 추가 보관 근거 확인 후 복구하기 어렵게 파기 |
이 두 가지는 따로 확인하세요
- 위촉계약·3.3% 원천징수: 계약 이름과 세금 처리만으로 근로자 여부가 정해지지 않습니다. 실제 지휘·감독과 근무 방식을 살펴 고용노동부 1350에 문의하세요.
- 교육청 제출 자료: 강사 자격·채용 신고 서류와 노무 서류를 구분하고, 필요한 항목과 보관 기준은 관할 교육지원청에 확인하세요.
✅ 오늘 점검할 강사 인사기록 체크리스트
이번 정리는 명부 작성 → 급여 근거 연결 → 보관일 지정까지 마치면 됩니다. 판단이 어려운 서류는 임의로 없애지 말고 서류명과 사용 목적을 정리해 노무사·세무대리인에게 확인하세요.
강사 한 명씩 확인하세요
- □ 명부에 업무·갱신일·계약기간이 빠지지 않았나요?
- □ 계약서와 실제 급여의 계산 근거를 함께 찾을 수 있나요?
- □ 서류마다 기산일과 만료 검토일을 적었나요?
- □ 퇴직자 자료의 접근 권한과 추가 보관 근거를 확인했나요?
- □ 파기할 자료는 공유 사본까지 확인하고 처리 내역을 남기나요?
